Factureren aan een buitenlandse klant als Belgische developer: btw, verlegging en de opgave die iedereen vergeet

De regel die alles bepaalt: waar de dienst gelokaliseerd is

Voor diensten aan een belastingplichtige klant leggen de Europese btw-regels de plaats van de dienst waar de klant gevestigd is, niet waar jij zit. Je ontwikkelwerk voor een Nederlands bedrijf is voor btw-doeleinden in Nederland verricht. België heeft er dus geen btw op te heffen, en je zet geen 21% op de factuur.

Dat is de algemene B2B-regel, en remote softwarewerk valt er ruim binnen. Diensten aan particulieren volgen andere regels, en een handvol diensttypes (werk in verband met onroerend goed, toegang tot evenementen en andere) hebben hun eigen plaatsbepaling, ongeacht de klant. Is je werk gewone consultancy of ontwikkeling voor een onderneming, dan geldt de algemene regel.

Klant in een ander EU-land

Je klant voldoet de btw zelf via de verleggingsregeling. Drie dingen moeten kloppen, en alle drie zijn ze jouw verantwoordelijkheid.

• De klant heeft een geldig btw-nummer in zijn eigen lidstaat — controleer het in de Europese VIES-databank en bewaar het bewijs, met datum
• Je factuur vermeldt beide btw-nummers en draagt geen Belgische btw
• Je factuur vermeldt dat de btw verlegd is — “btw verlegd” / “autoliquidation” / “reverse charge”

Dan de stap die echt makkelijk over het hoofd wordt gezien: deze handelingen horen in de periodieke opgave van intracommunautaire diensten, in te dienen naast je btw-aangiften. Dat is een aparte verplichting bovenop de aangifte zelf, en de administratie kruist ze met wat je klant aan zijn kant aangaf. Een verschil is een van de vaakst voorkomende aanleidingen tot briefwisseling.

Klant buiten de EU

Een zakelijke klant in de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk of Zwitserland plaatst de dienst volledig buiten het Europese btw-stelsel. Geen Belgische btw, en deze handelingen horen niet in de opgave van intracommunautaire diensten — die is enkel voor EU-klanten. Je Amerikaanse omzet daarin opnemen is een veelvoorkomende en vermijdbare fout. Bewaar bewijs dat de klant een onderneming is en gevestigd is waar je zegt: het contract, hun ondernemingsregistratie, correspondentie.

Wat je nog steeds mag aftrekken

Geen btw aanrekenen op je verkopen belet je niet de btw op je aankopen af te trekken. Je laptop, je schermen, je cloudfactuur, je software-abonnementen, je boekhouder — de voorbelasting blijft aftrekbaar, en omdat je weinig of geen uitgaande btw hebt om ze mee te verrekenen, sta je vaak in een teruggavepositie. Dat is normaal en te verwachten voor een developer met uitsluitend buitenlandse klanten.

Dat is meteen het sterkste argument tegen de btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen bij grensoverschrijdend werk: de vrijstelling geeft die aftrek op in ruil voor een eenvoud die je grotendeels al hebt wanneer je facturen toch geen btw dragen.

De terugkerende fouten

• 21% aanrekenen aan een EU-onderneming omdat het “veiliger voelde” — de klant kan btw die nooit had mogen worden aangerekend niet recupereren
• De factuur juist krijgen maar de opgave van intracommunautaire diensten nooit indienen
• Niet-EU-klanten in die opgave opnemen
• Een buitenlandse eenmanszaak als particulier behandelen, of omgekeerd, zonder na te kijken
• Factureren aan een EU-klant zonder btw-registratie alsof hij er een heeft — verlegging vereist een geldig nummer